Nieuws

Stel je de juiste prioriteiten?
Soms gaat het niet zoals je zelf zou willen. Het lijkt alsof je tijd tekort hebt om alles te doen. Je krijgt niet alles af. Oorzaken zijn vaak heel divers. Soms ligt het aan jezelf, soms aan dingen waar je geen invloed op hebt of die je niet hebt voorzien.

De vraag die helpt de prioriteit te bepalen
Moet IK het NU doen?

Moet IK het doen?
Komt al het werk bij jou terecht? Ben jij degene die zich voor die activiteit verantwoordelijk voelt? Kun je niet goed nee zeggen? Wil je niet aan populariteit verliezen? Vaak ontstaat er een automatisme in taken die eigenlijk niet tot je functie horen. Je bent er goed in of je vindt het leuk om te doen. Je wilt aardig gevonden worden. Wanneer je dingen doet die niet tot je eigenlijke taken horen, dan kom je natuurlijk uiteindelijk tijd tekort voor die taken die je wel hoort te doen. Je ontdekt dat pas wanneer je zelf in de klem komt. Je kans op overspannenheid of een burn-out is dan ook toegenomen. Het is nooit te laat om er iets aan te doen. Achteraf dingen rechtzetten of alsnog “nee” zeggen is alleen wel moeilijker. Assertiviteit is voor je eigen belangen opkomen met respect voor de belangen van een ander. Assertiviteit is dus niet egoïsme; het betekent niet agressiviteit maar activiteit. Je moet leren nee te zeggen tegen die zaken die jij niet hoort te doen en waar je geen tijd voor hebt.

Moet ik het NU doen?
Vaak wordt er door je baas ook een vraag of verwachting geuit omtrent het tijdstip dat iets moet gebeuren. Vraag je zelf af of er echt iets in de brand staat wanneer je het later doet. Hoe belangrijk is het eigenlijk? Waarom is het belangrijk? Onjuiste prioriteiten leiden tot stagnatie en daardoor tot tijdverlies. Natuurlijk moet je ook weten wat het doel is van de activiteit. Jij hebt als medewerker een bepaalde rol waarmee je bijdraagt aan de resultaten van de organisatie. Wanneer je niet weet welke bijdrage dat is, kun je moeilijker prioriteiten stellen. Zorg daarom dat je weet waarom een activiteit belangrijk is en in welke mate het bijdraagt aan de resultaten.

Moet IK het doen en moet het NU?
Doe het dan direct. En doe het direct goed.
Doe je de dingen niet goed, dan kost het je meer tijd;
Het moet af, jij moet dat doen en het is pas af als het ook goed is

Niet IK en/of niet NU?
Wanneer jij het niet hoeft te doen, geef je de klus aan degene die het hoort te doen. Zorg dat je dit ook niet uitstelt. Wanneer jij dingen laat liggen terwijl een ander het had kunnen doen, breng je de ander in de problemen. Hoeft het niet nu? Dan kan het wel even wachten. Zorg dat je wel weet hoe veel tijd het kost en wanneer het moet gebeuren. Ruim er tijd voor in, want doe je dat niet dan wordt het vanzelf spoed. Maak dus tijd vrij om die dingen te doen die “wel even kunnen blijven liggen”. Van belang is bij het plannen van je werkzaamheden dat je rekening houdt met je eigen bioritme. Geen mens is gelijk. Iedereen heeft een ritme waarin pieken en dalen voorkomen. Leer je eigen ritme kennen en gebruik die in je planning. In eerste instantie lijkt het op omstandigheden waarop je geen invloed hebt, maar door rekening te houden met omstandigheden die zich kunnen voordoen, leer je je eigen tijd beter te organiseren.

Niet IK? Geef het direct aan de ander
Niet NU? Leg het aan de kant, maar plan wel in.






Time Management:
Zelfmanagement: Tijd kun je niet managen, er zijn niet meer uren in een dag te maken. Je managet dan ook niet je tijd, maar je zelf.

Tijd en geld: ga met je tijd om zoals je met je geld om gaat, je hebt er maar een beperkte hoeveelheid van tot je beschikking.

To do list: Maak een activiteitenlijst van die activiteiten die jij moet doen. Deel dit in over een aantal dagen die je kunt overzien. Zet achter iedere activiteit of jij het moet doen, of het spoed is. Vul een indicatie van de benodigde tijd in. Maak je dagindeling. Wees realistisch, houdt rekening met je eigen bioritme, kennis en capaciteiten.


Functie-beschrijving:
Je hebt een activiteiten- en takenomschrijving nodig. Meestal in de vorm van een functiebeschrijving. Bij het ontbreken van een heldere activiteitenbeschrijving kun je geen goede keuzes maken en weet je dus niet of jij de juiste persoon bent of dat je de goede prioriteit er aan hebt gegeven. Je hebt dan geen grip om je eigen tijd te managen.

Hulp? Wil je hulp bij het organiseren van je activiteiten in de vorm van een training op maat, of door persoonlijke begeleiding? Bel vrijblijvend met Cajera Consultancy. We kunnen en willen je hierbij graag helpen.
Personal Coach: Caroline Roorda
tel: 06 55 163 654


Bronvermeldingen:
Ron Witjas. De tijd van uw leven. ISBN 90.70512.42.4
The unorganized manager, videoband.
F. van Elderen, Time Management, Secretary Management Istitute